Proposal Pengembangan Sistem Informasi Penjualan pada suatu Distro secara Online

1. LATAR BELAKANG

Pesatnya perkembangan teknologi pada era sekarang ini sangat menarik untuk mengembangkan teknologi yang sifatnya flexibel. Harapan tersebut muncul karena dari banyaknya pengguna teknologi, dimana salah satunya menggunakan layanan fasilitas internet untuk menyampaikan informasi yang siap dalam penyajiannya. Selain itu memiliki keunggulan yang telah disebutkan, penggunaan fasilitas internet seperti email, chatting, informasi, social network, berita dsb juga tergolong murah untuk dinikmati oleh setiap penggunaanya. Dapat kita bayangkan hanya dengan mengikuti satu situs berorientasi informasi-informasi global, kita dapat menyimak berita-berita terbaru mengenai perkembangan dunia yang terus berkembang. Faktor tersebut disebabkan karena internet dapat berpendapat terhadap perubahan data yang dimasukkan oleh penggunanya.
Teknologi informasi telah memberikan kontribusi yang cukup berarti dalam meningkatkan kegiatan usaha khususnya dalam hal pengolahan data yang memberi dukungan terhadap pengambilan keputusan-keputusan bisnis serta Perkembangan teknologi informasi telah memberikan kontribusi yang cukup berarti dalam meningkatkan kegiatan pelayanan. Berdasarkan pada uraian diatas pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu aktivitas bisnis merupakan hal yang cukup penting. Begitu pentingnya hampir setiap perusahaan yang serupa menggunakan sistem pelayanan bisinis secara online.
Oleh karena itu , Kami mengucapkan terimakasih yang telah diberikanya kesempatan guna membuat sebuah sistem informasi Penjualan pada suatu Distro secara Online. Dengan adanya system ini kami berharap bisa membantu dalam penyampaian informasi barang yang terdapat di distro tersebut yang mengikuti sistem informasi global guna mendukungan aktif kelancaran usaha penjualan barang. Selain itu dalam pembuatan sistem ini Kami menggunakan Microsoft Windows XP professional dengan software pembuatan laporan masih menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel. Sedangkan untuk pembuatan coding program menggunakan Dreamweaver dan Mysql untuk database.


2. IDENTIFIKASI MASALAH

Berdasarkan observasi yang dilakukan di suatu Distro terhadap sistem informasi penjualan barang, dikemukakan hal-hal yang menjadi permasalahan antara lain :
a. Masih ditemukannya kelemahan dalam penyampaian informasi barang yang terdapat di distro tersebut.
b. Transaksi penjualan barang masih bersifat manual, dalam artian harus dating ketempat tersebut untuk membeli sesuatu.
c. Mengikuti sistem informasi global sehingga bukan hanya untuk sarana transaksi tetapi lebih ditekankan pada sarana promosi yang dirasakan masih kurang bagus.

3. RUANG LINGKUP

Adapun metode yang digunakan dalam pembuatan sistem ini adalah :
1. Metode Penelitian, yaitu :
a. Observasi
Yaitu merupakan sutau teknik pengumpulan data yang efektif untuk mempelajari sistem, dengan cara mengamati langsung objek penelitian yaitu di suatu distro di kota bandung.
b. Wawancara
Yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan cara tanya jawab langsung mengenai data yang diperlukan dari masalah yang akan diangkat.
c. Studi Literatur
Yaitu teknik pengumpulan data dengan membaca buku-buku pustaka yang merupakan penunjang dalam memperoleh data untuk melengkapi dalam penyusunan laporan yang berhubungan dengan masalah yang dibahas.
2. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode yang digunakan yaitu paradigma Waterfall (Classic Life Cycle), untuk lebih jelasnya tahapan dari paradigma Waterfall ini adalah :
a. System Engineering (Rekayasa Sistem), merupakan kegiatan untuk menentukan informasi apa yang dibutuhkan oleh sistem atau menentukan kebutuhan-kebutuhan dari sistem yang akan dibuat.
b. Analisys System (Analisis Sistem), dilakukan untuk memperoleh informasi tentang sistem, menganalisis data – data yang ada dalam sistem yang berhubungan dengan kegiatan pencurian kendaraan bermotor. Informasi yang dikumpulkan terutama mengenai kelebihan dan kekurangan sistem.
c. Design (Perancangan), merupakan perancangan sistem baru berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya dengan cara merancang perangkat lunak diantaranya Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Data Dictionary (Kamus Data), Struktur File, Struktur Menu, Merancang input dan rancangan Output.
d. Coding (Pengkodean), yaitu suatu kegiatan untuk membuat program atau mengimplementasikan hasil rancangan program aplikasi yang didalamnya memuat pengkonversian data kedalam sistem yang baru dan pengkonversian sistem secara berkala termasuk dalam hal pemeliharaan sistem itu sendiri.
e. Testing (Pengujian), yaitu kegiatan untuk melakukan pengetasan program yang sudah dibuat, apakah sudah benar atau belum, sudah sesuai atau belum diuji dengan cara manual jika testing sudah benar maka program boleh digunakan.
f. Maintenance (Perawatan), yaitu merupakan suatu kegiatan untuk memelihara program aplikasi yang telah dibuat, agar keutuhan program dapat terjaga seperti validasi data, updating data, dan menjaga program dari serangan virus, orang yang tidak berhak yang dapat merusak program.

4. RUMUSAN MASALAH

Masalah yang ada dalam sistem informasi penjualan barang suatu distro ini dibatasi pada ruang lingkup seperti :
a. Data yang diolah hanya data barang dan data Pengguna Sistem Informasi (Pengguna transaksi secara online)
b. Sistem hanya memberikan informasi barang yang tersedia dan proses pembelian barang tersebut .
c. Sistem Informasi yang dibangun tidak menggunakan Topologi jaringan.
d. Sistem ini tidak membahas mengenai masalah persediaan barang.
e. Pembayaran transaksi dilakukan secara offline, dimana pembeli melakukan transfer uang secara manual pada rekening yang ditetapkan.

5. KEUNTUNGAN SYSTEM

a. Konsumen dapat secara langsung berkonsultasi tentang barang yang akan di beli kepada kasir.
b. Pelanggan dapat melakukan tawar menawar harga sebelum membeli barang yang diinginkan.
c. Terjadinya penipuan pembelian barang yang dilakukan oleh konsumen sanga jarang terjadi.

6. JADWAL PROYEK PEMBUATAN

Untuk merealisasikan pekerjaan Pengembangan Sistem Informasi Penjualan pada suatu Distro secara Online dengan pengaturan waktu berikut ini :



Catatan :
· Pada setiap awal kegiatan, jadwal yang lebih rinci akan didiskusikan di antara para anggota tim.
· Pada setiap akhir kegiatan, laporan kemajuan akan disiapkan oleh pimpinan tim untuk memberikan gambaran tentang status proyek kepada pihak-pihak yang berkepentingan
Biaya untuk implementasi “Pengembangan Sistem Informasi Penjualan pada suatu Distro secara Online ”diperkirakan sebagai berikut:



7. SUMBER DAYA MANUSIA

Untuk melaksanakan proyek perangkat lunak disiapkan SDM 6 orang dengan peran rangkap seperti dalam tabel di bawah ini.



8. RENCANA KERJA
Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam pembuatan sistem ini, maka disusun langkah-langkah yaitu :

8.1. Analisis Struktur Organisasi
Adapun tugas atau wewenang dari masing – masing bagian dari struktur organisasi diatas sebagai berikut :
1. Manajer
a. Mengkoordinasikan semua kegiatan perusahaan dan mengawasi secara tidak langsung pelaksanaan kegiatan perusahaan apakah sesuai dengan apa yang ditetapkan.
b. Memberikan pembinaan serta pengarahan kepada para bawahannya dalam pelaksanaan ketentuan pokok perusahaan serta berusaha menjaga terciptanya hubungan kerja yang harmonis diantara sesama karyawan.
c. Manajer merupakan seseorang pembuat kebijaksanaan (polici maker) dan pengambil keputusan (deciosen maker) secara cepat dan tepat dalam mengendalikan perusahaan.
2. Bagian Persediaan Barang (Gudang)
a. Mengadakan Pemeriksaan dan melakukan pengawasan terhadap gudang-gudang, diantaranya :
a) Stock T - Shirt
b) Stock Cd music
c) Stock Jacket (Sweater)
d) Stock Poster
e) Stock Topi
b. Melakukan pengawasan terhadap barang yang masuk dan barang yang keluar dari gudang, sehingga stock barang dapat diketahui dengan jelas.
3. Bagian Penjualan
a. Melakukan transaksi penjualan terhadap konsumen secara langsung.
b. Menerima pemesanan barang yang dilakukan oleh konsumen.
c. Bertanggung jawab terhadap keluarnya barang hasil penjualan yang telah dilakukan.
d. Membuat faktur pembelian dari konsumen untuk diberikan kepada bagian administrasi sebagai acuan pembuatan laporan penjualan.
4. Bagian Administrasi
a. Menyelenggarakan aktifitas administrasii keuangan secara tertib dan dapat dipertanggung jawabkan, memberikan pembinaan dan pengarahan kepada bawahannya mengenai pelaksanaan tehnik dalam bidang administrasi dan keuangan.
b. Membantu manajer dalam mengawasi pelaksanaan anggaran yang telah ditetapkan serta membuat laporan atas penyimpangan-penyimpanag.
c. Secara periodik membuat laporan biaya-biaya yang didukung oleh bukti yang sah tentang posisi keuangan, menyelenggarakan pengarsipan dokumen-dokumen pembukuan dengan tertib dan teratur, mengatur pembagian tugas para bawahan, mengkoordinir, serta mengawasi pelaksanaannya.
5. Bagian Produksi
a. Melakukan pengawasan terhadap produksi barang yang dilakukan secara teratur dan tertib.
b. Melaksanakan kegiatan produksi yang telah ditentukan oleh manajer.
c. Bertanggung jawab terhadap barang yang diproduksi sepenuhnya apbila terdapat kesalahan – kesalahan produksi.
d. Melakukan pencatatan terhadap barang – barang yang diproduksi setiap bulannya untuk diberikan kepada manajer sebagai acuan pengambilan keputusan.
8.2. Analisis Prosedur
Prosedur system penjualan berjalan tersebut, dapat dijelaskan melalui alur kerja berdasarkan entitas yang terdapat pada prosedur di atas sebagai berikut :
1. Konsumen
Dengan aktivitas sebagai berikut :
a. Memberikan data pemesanan barang yang diinginkan secara langsung ke bagian penjualan
b. Jika barang yang di pesan tersedia maka pelanggan langsung membayar barang tersebut dan akan mendapatkan barang pesanannya beserta bukti pembelian
c. Apabila barang yang dipesan tidak tersedia maka konsumen akan mendapat komfirmasi atau pemberitahuan bahwa barang yang dipesan tidak tersedia di took tersebut.
2. Bagian Penjualan
Dengan aktivitas sebagai berikut :
a. Mendapat dokumen berupa data pemesanan dari konsumen
b. Memberikan konfirmasi kepada konsumen tentang barang yang dipesan
c. Jika barang yang dipesan tersedia dan telah melakukan transaksi penjualan, maka bagian penjualan membuat faktur penjualan untuk diberikan pada bagian administrasi.
3. Bagian Administrasi
Dengan aktivitas sebagai berikut :
a. Memvalidasi faktur penjualan yang diajukan oleh bagian penjualan
b. Menginput data penjualan yang kemudian disimpan kedalam database penjualan
c. Membuat laporan penjualan yang akan diberikan kepada manajer.
4. Manajer
Dengan aktivitas sebagai berikut :
a. Menerima laporan penjualan yang telah dibuat oleh bagian administrasi
b. Menandatangani laporan penjualan tersebut yang kemudian dijadikan arsip.

8.3. Analisis Dokumen
Analisis dokumen adalah analisis yang dilakukan terhadap dokumen yang ada pada system yang berjalan, hal ini dilakukan untuk mengetahui isi tentang informasi yang akan disampaikan oleh dokumen tersebut, yaitu :
1. Data Pemesanan
Sumber : Bagian Penjualan
Tujuan : Bagian Administrasi
Fungsi : Mencatat transaksi penjualan barang
Isi : No_faktur, Nama, Alamat, Telp, Tanggal, kode_barang, Nama_barang, Jumlah, Harga_satuan, Total.
Copy : 1 Rangkap
2. Data Barang
Sumber : Bagian Gudang (Persediaan Barang)
Tujuan : Bagian Penjualan
Fungsi : Pencatatan data barang yang terjual
Isi : Kode_barang, Nama_barang, Tipe_barang, Stock_barang, Harga_barang,

3. Faktur Penjualan
Sumber : Bagian Penjualan
Tujuan : Bagian Administrasi
Fungsi : Bukti / Nota Penjualan barang
Isi : No_faktur, Nama_pembeli, Alamat_pembeli, Kode_barang, Nama_barang, Tanggal_pembelian, Jumlaha_barang, Harga_total.
Copy : 2 Rangkap
4. Laporan Penjualan
Sumber : Bagian Administrasi
Tujuan : Manajer Perusahaan
Fungsi : Memeriksa semua transaksi penjualan yang telah dilakukan untuk dijadikan bahan pembuat keputusan manajer.
Isi : No_faktur, Nama_pembeli, Alamat_pembeli, Kode_barang, Nama_barang, tanggal_pembelian, jumlah_barang, Harga_satuan, Harga_total.
Copy : 2 Rangkap

8.4. Analisis Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan oleh suatu sistem informasi belum dapat digunakan secara optimal, apabila software itu tidak mampu secara khusus melayani kebutuhan sistem. Sistem operasi yang digunakan pada tempat tersebut yaitu : Microsoft Windows XP professional dengan software pembuatan laporan masih menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel. Sedangkan untuk pembuatan coding program menggunakan Dreamweaver dan Mysql untuk database.

8.5. Analisis Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan pada suatu instansi atau perusahaan yang digunakan sebagai media untuk menerapkan sistem sangat berpengaruh pada efisiensi dan efektivitas kinerja suatu sistem tersebut, adapun pada sistem yang berjalan hardware Dengan spesifikasi sebgai berikut :
1. Processor Pentium III 500 Hz
2. Memory (RAM) 64 MB
3. Harddisk 10 GB
4. 3 ½ Floppy Disk
5. CD Room 52x
6. Monitor 15’’
7. Printer

8.6. Analisis Pembayaran
Proses pembayaran pada umumnya dilakukan dengan beberapa cara, antara lain :
1. Tunai; yaitu pembayaran dilakukan secara langsung di tempat pembelian (transaksi), dimana ketika pembeli mendapatkan barang yang diinginkan maka pembeli langsung membayar barang tersebut.
2. Transfer; yaitu pembayaran dilakukan sengan cara pentransferan uang ke bank yang telah ditentukan, diaman pembelian biasanya dilakukan melalui pemesanan via telepon. Setelah pihak toko menerima bukti transfer yang dikirim lewat fax maka barng yang telah dipesan akan segera dikirim ke alamat yang telah ditentukan.

9. KELAYAKAN HUKUM
Secara hukum, sistem yang kami buat seluruh perangkat baik software maupun hardware dan analisa yang termasuk prosedur-prosedur yang akan digunakan tidak menyalahi ketentuan yang berlaku di negara Indonesia serta ketentuan perusahaan.


10. KESIMPULAN
Setelah melakukan analisis terhadap system yang sedang berjalan tersebut, ditemukan beberapa kelebihan dan kekurangan yang akan dijadikan sebagai bahan evaluasi sistem didalam perancangan sistem tersebut, yaitu :
1. Kelebihan :
a. Konsumen dapat secara langsung berkonsultasi tentang barang yang akan di beli kepada kasir.
b. Pelanggan dapat melakukan tawar menawar harga sebelum membeli barang yang diinginkan.
c. Terjadinya penipuan pembelian barang yang dilakukan oleh konsumen sanga jarang terjadi.
2. Kekurangan :
a. Belum tersedianya suatu pelayanan kepada pelanggan yang memberikan kemudahan untuk mengetahui produk – produk terbaru yang dikeluarkan.
b. Belum tersedianya pemesanan barang secara online melalui internet, sehingga memudahkan konsumen dalam melakukan transaksi pembelian.
c. Sarana promosi barang masih dilakukan melalui media tulis seperti brosur dan iklan mini pada koran.
d. Pemesanan produk yang dilayani hanya pada jam kantor saja.
Dari permasalahan tersebut maka harus dibuat suatu sistem yang dapat memberikan layanan transaksi secara nyaman bagi konsumen, dalam memberikan informasi tentang harga maupun produk terbaru yang tersedia lebih cepat dan mudah untuk didapat. Sistem tersebut pun harus memberikan kemudahan kepada konsumen untuk melakukan transaksi pembelian dimana saja dan kapan saja secara online, sehingga diharapkan dapat meningkatkan penjualan dengan efisiensi dan cakupan pasar yang lebih luas.

Posted in: